文件QA的word学习笔记（二）

yanqiu3988

【碎碎念】第一次分享就得到大家的支持~~~楼主表示很开心~~~希望大家继续支持，多提宝贵意见~~~

【我是查漏补缺】

（1）      接受小伙伴们的意见，楼主已经把电脑升级为Win7+ Office2016了

（2）     楼主第一次用Office2016还不熟悉，上次找不到 的同学，你们可以点击“文件”→“选项”，就可以找到“word选项”了

      

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【我是正文】

1.   一般各公司对文件格式的基本要求有：

1.1  字体（包括中文字体、西文（英文）字体、字形（是否加粗）、字号），点击“开始”菜单→“字体”右下角下拉菜单①→弹出字体对话框，对相应内容进行设置

1.1.1         ②是大家想做99、A、正之类的时候用到的按钮，很简单，尝试一下就明白

1.1.2         文本选择小贴士：（1）全选：ctrl+a（2）部分选择：将光标定位至待选文本首字字前，按住shift键，鼠标点至待选文本末字字尾（3）整行选择：鼠标放置在文本左侧空白处，当鼠标变为指向斜向上方向时单击，可选中鼠标所在的行

1.2  段落（包括对齐、缩进、行距），点击“开始”菜单→“段落”右下角下拉菜单→弹出字体对话框，对相应内容进行设置

1.2.1 ①对齐方式一般选择“两端对齐”，由于英文单词长短不一，一段中英文夹杂的文字，一般该段落左侧对齐了，右侧就会层次不齐，选择“两端对齐”后，左右两端都对齐，打印出来就比较美观，但会出现各行文字间空隙不同的情况

1.2.2 ②大纲级别，这个设置在做目录的时候常用，在“引用”菜单→“目录”子菜单→“添加文字”项下也可以选择也可以达到同样的效果，设置为1级为大标题；2级为大标题下的小标题；3级为小标题下的小小标题…正文对应“添加文字”中的不在目录中显示（吐槽：目录里面当然不会显示正文）

1.2.3 ③缩进，这边建议大家先做一个设置，在“视图”菜单→“显示”子菜单→勾选“标尺”项

就会出现下面的标尺了

①   表示该段落首行左侧位置，②表示第二行至该段落最后一行左侧位置，③表示该段落右侧位置

所以你明白了，左侧缩进就是首行、第二行直至最后一行左侧一齐向右缩进；右侧缩进就是所有行右侧向左缩进；首行缩进一般设置为2个字符，也就是常说的（首行）段首空两格的样子；悬挂缩进2个字符就是首行顶格，第二行到最后一行段首空2格

1.2.4 ④间距，段前段后是指两个段落之间的垂直距离（经常喜欢按空格键空出间距的同学们注意了，使用这个功能空距离更方便也更好看），行距的设置就是看各公司文件格式的要求设置了

1.2.5 ⑤制表位，顾名思义，就是让文字对齐得好像填入了表格一样。首先，请保证“段落”中的 这个按钮是选中状态，然后在按键盘左侧中上部分的“Tab”键 就会出现③的向右灰色箭头，在正上方标尺处拖动就会出现②的小直角，拖动②，制表位的距离也会相应地变。应用：由于中文和英文、数字占的字符大小不一样，有时候你写这样的文字 ，中间用空格键空开就会空不齐，换上tab键就好了 。当然，你完全可以画表格来对齐，但是简单的用制表位会更方便。

1.2.6 ⑥这边是一个小技巧，你有没有过文档最后一页是空白，但是就是多了一个回车 ，怎么也删不掉，这时候把行距设为“固定值”→设置值为“1”磅，就可以解决了。

1.3  插入图片

1.3.1 单击图片后，出现“图片工具”菜单，对图片的位置①、环绕文字②、图片大小进行调整（两张图片并排放置时，尽量使图片的高度保持一致（用输入数值的方式设置，而不是目测、拖拉改变图片大小）；两张图片纵向垂直放置时，尽量使图片的宽度保持一致；如果是田字格放置图片，在尽量不使图片失真的情况下，通过③处的下拉菜单，将④锁定纵横比勾掉，以细微失真换取文档整齐）

1.3.2 由于光线等问题，造成照片不清晰的，可以通过“亮度”、“对比度”（word2007）/“更正”(word2016)使图片更清晰（有兴趣的同学可以研究一下photoshop的变形功能，可以将多边形的图片拉伸为矩形）

1.4  插入表格，比较简单，看一下楼主标出的这些功能知不知道，知道就算会了，“重复标题行”→表格跨页时使用该功能，以保证每一页都有标题

1.4.1      接着刚刚的制表位说一下，如果实在玩不转，可以绘制表格来填入文字，最后将表格设置为“无框线”就好了，但是记得把查看网络线选中，不然你画的表格在哪里就只有电脑知道了。

1.5 页面设置，“布局”菜单→“页面设置”项下拉菜单，设置页边距、纸张方向、纸张大小等，注意“应用于”选项，是整篇文档还是插入点之后还是本节（节的概念我们下面讲）。

【每次记几个快捷键】

Ctrl+B     字体加粗

Ctrl+I      字体倾斜

Ctrl+L     左对齐

Ctrl+R     右对齐

Ctrl+E     居中

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下次我们讲1.6 同一文档中纸张方向不同如何设置、页眉页脚分章节变化如何设置

如果你的文档阶段性结束了，A4纸下面有大片空白，直到下一页才开始写内容你会怎么办？直接回车、回车、回车…到第二页吗？大家先想一想，我先放一张图片，看看对大家有没有启发。

心里有数

Office2016  这么高大上的软件还没用过

赵旭锋

现在还在用2007,到16，差很多版本的
最后感谢，楼主的文章

元好问

学习了，继续支持你

良轩

感觉大部分功能2010里面都有诶

孙艳红

图文并茂很容易理解，谢谢分享

北重楼

谢谢分享！看来我们用的2007应该要换了

zysx01234

我用的WPS，这个感觉很与时俱进的，WPS2016的office早就出来的，界面还是不错的，用的不错，感觉比微软的office还好

一天一天

楼主有心了

乐美雅

写的很具体，平时用的到

皇后

坐等office全套学习

快乐的小鱼

还在用2003版

冰封世界

zysx01234 发表于 2016-6-9 15:27
我用的WPS，这个感觉很与时俱进的，WPS2016的office早就出来的，界面还是不错的，用的不错，感觉比微软的of ...

WPS和office有啥区别

kimpirateyyc

2016office很方便，年轻人使用无压力。

zysx01234

冰封世界 发表于 2016-6-30 08:40
WPS和office有啥区别

WPS是国产的office