文件在系统审批发放后，发放回收记录怎么做

ranicliff · 发表于 2020-9-3 15:27:44

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蒲友门，关于文件在线上审批和发放后，发放回收记录怎么做，欢迎大家知道指导。    之前公司的文件受控发放，是申请人签完文件交给文控，文控去复印、敲章，扫描，扫描的PDF电子版存至DCC公共盘，再发放纸质版给相关需求部门，收到纸质版文件的人员在《文件发放回收记录表》上的“签收人”处签字，同时交回旧版文件，文控在“回收人”处签字。
      现在线上建立了文件签批和发放流程，大概流程为：提交人上传初始文件发起审批——文控初审格式、版本等——发起人的部门负责人审核——相关部门会签——分管领导批准——文控上传PDF盖章后的扫描版文件，完成审批，同时抄送相关部门的相关人员（相当于发放文件）。当然现场作业文件还是需要发纸质版给生产、QC检验人员的。
  文件审批和发放在系统里进行后，文控做了一份excel格式的电子台账，记录每份文件的分发日期、分发给的人员。我想问下还需要让系统里收到文件的人在纸质版的《文件发放回收记录表》上签字吗？如果只有现场作业文件（发放纸质版）有相应的签字的纸质版发放回收记录，其余文件（不发纸质版）只做excel格式的电子发放台账记录，会不会有问题。
         如果第三方审核、药监局体系考核，关于文件发放回收记录，这样做能通过审核吗。

欢迎大家指导，提建议，感谢

willken · 发表于 2020-9-3 16:46:13

不知道你们的文件审批发放系统是怎么样的。
1、除了审批的人之外，系统上其他人可以查看文件吗？只是查看权限，没有修改之类的权限。还有就是系统上会显示文件当前生效的最新版本吗？
2、如果上面的问题回答“是”。那么对于SOP类，我认为无需再维护EXCEL表去登记这类文件。
3、对于现场要使用的检查表，记录之类的。仍然要使用《文件发放回收记录表》来控制。同时还要有流水码之类的进行控制。

ranicliff · 发表于 2020-9-3 17:10:06

本帖最后由 ranicliff 于 2020-9-3 17:12 编辑

willken 发表于 2020-9-3 16:46
不知道你们的文件审批发放系统是怎么样的。
1、除了审批的人之外，系统上其他人可以查看文件吗？只是查看 ...

非常感谢前辈指导，
1.除了审批人之外，就是最终文件审批完成抄送给的人员可以查看，都没有修改文件权限。审批系统其实不具备发放功能，只是在文件管理员最后处理环节，同时设置了抄送给相关部门的相关角色。我们利用这个抄送来实现发放。系统不会显示目前发行文件的最新版本，只用来审批和发放，另外所有发行的文件在DCC公共盘里有分类存档。一般最新版放在受控版文件夹，旧版的会切掉放入作废文件夹。文件发行后也会有邮件通知相关人员。
2.我们使用excel电子档台账来记录了系统审批和发放得文件信息台账，包含文件编号，名称，版本，发放日期，发放部门和人员。当然在《文件管理总览表》里也有记载所有受控文件的信息（但没有具体发放人员）。
3.现场使用的工艺作业指导书SOP，检验标准SIP等，我们计划在系统走完审批发放流程后，还要发放纸质版给生产和品质检验员。同时记录在《文件发放回收记录表》上，并要求签收人和回收人签字。
以上，不知道还有问题吗？

margreat2020 · 发表于 2020-9-4 10:35:31

个人认为这样是可以的。

lunmulunmu · 发表于 2020-9-4 14:58:16

学习

Lets009 · 发表于 2020-9-7 09:09:49

感觉线上文件发放和控制，是早晚必然的趋势。楼主摸索试行，我等学习ing~~

524316lqm · 发表于 2020-9-7 09:41:10

有个问题想请教下你用EXCEL做台账没有问题那你如何确认你是否发放给了相关部门两种情况一个是你发放同时进行登记这个流程没有问题
另一种情况是你发放登记了使用部门搞丢了说你没发放你怎么去证明你发放了这个问题怎么控制单纯的电子台账没有问题但是怎么做到控制

ranicliff · 发表于 2020-9-7 09:44:09

524316lqm 发表于 2020-9-7 09:41
有个问题想请教下你用EXCEL做台账没有问题那你如何确认你是否发放给了相关部门两种情况一 ...

系统发放，不是发放实物，是把文件审批发行的流程（包含文件附件）抄送给他们，谁需要谁下载；另外也会邮件通知；DCC公共盘也有存放。

524316lqm · 发表于 2020-9-7 09:46:11

ranicliff 发表于 2020-9-7 09:44
系统发放，不是发放实物，是把文件审批发行的流程（包含文件附件）抄送给他们，谁需要谁下载；另外也会邮 ...

哦哦明白了

524316lqm · 发表于 2020-9-7 09:47:19

ranicliff 发表于 2020-9-7 09:44
系统发放，不是发放实物，是把文件审批发行的流程（包含文件附件）抄送给他们，谁需要谁下载；另外也会邮 ...

那这块系统的验证你们要做呀无形之中增加了不少的工作不过以后确实是主流

ranicliff · 发表于 2020-9-7 09:51:19

恩，关于软件验证经验还不够，会在系统上线测试完毕后，让软件公司协助我们先出份报告。

ranicliff · 发表于 2020-9-7 09:52:33

524316lqm 发表于 2020-9-7 09:47
那这块系统的验证你们要做呀无形之中增加了不少的工作不过以后确实是主流

恩，关于软件验证经验还不够，会在系统上线测试完毕后，让软件公司协助我们先出份报告。

小金库 · 发表于 2023-4-16 20:38:40

非常感谢分享

陈tjj8l48t · 发表于 2024-9-4 14:53:56

用的是什么软件啊？

WJH1234 · 发表于 2024-9-23 12:46:43

学习，谢谢分享