文件发行日期的逻辑顺序

MH985176572 · 发表于 2021-4-29 10:28:21

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遇到个问题，我们有一批文件生效日期定在5月1号，但这天放假。所以我发放日期写在4月30号，这个没毛病
那上版本回收/作废日期，是不是≥发放日期就可以了？所以也可以在4月30日作废？

还有个小问题。之前文控交接给我的时候说回收作废日期是同一天。但现在实际上可能不在同一天呀
比如这份文件我现在用不着了，要作废（没有新版本），可能并不能那么及时的回收，那回收日期在作废日期之后是没问题的吧？

啊头大大，请教各位大佬平常咋做的？有啥文控小窍门吗？

名剑换酒 · 发表于 2021-4-29 16:22:34

一看你们就是走形式的！文件批准到生效一般都留一段时间做培训或者其它的，这段时间你作为文件管理员可以先把文件准备好，跟其它部门约定哪一天交上来或者去收。你要把握确保不要出现两个版本的文件，生效后不要出现旧版这个原则。
另外文件的废止和撤销也是需要申请、审核和批准的流程。在这个过程中你可以提前沟通让他们准备好。

琥珀主 · 发表于 2021-4-29 11:56:15

发行和回收肯定同一天啊，不然现场出现两个版本的文件你按哪个执行？
回收和作废日期也是一样的，你都作废了，还放现场干嘛？那执行人还要不要执行这个标准？
你自己是知道这份文件回收/作废了，但现场人员肯定是按现有的文件来执行的嘛。

MH985176572 · 发表于 2021-4-29 13:07:30

琥珀主发表于 2021-4-29 11:56
发行和回收肯定同一天啊，不然现场出现两个版本的文件你按哪个执行？
回收和作废日期也是一样的，你都作废 ...

现在我这边一批作废文件是因为一整套产品都停了，文件量比较大，分散在各个部门各个产线一天内也没法收集齐，甚至有的部门到现在都没找全这些文件。这种情况作废/回收日期就只能作假？还是都写在同一天这样嘛？

Lets009 · 发表于 2021-4-29 13:40:20

琥珀主发表于 2021-4-29 11:56
发行和回收肯定同一天啊，不然现场出现两个版本的文件你按哪个执行？
回收和作废日期也是一样的，你都作废 ...

同意

jshafei · 发表于 2021-4-29 14:10:47

发行和回收作废同一天

1048530215 · 发表于 2021-4-29 14:23:34

生效日期和你的发行日期可以不同天，比如最新的医疗器械监督管理条例生效日期2021.6.1，你看他的发布日期是好久嘛，举一反三。
发行、回收、作废这个也不要规定的太死，正常来讲你发行出去的同时就会把作废的回收，这个是同步进行的。（这个就确保了不会同时出现两种文件版本的可能）具体说要不要一天？小规模公司肯定一天都能搞定，但是大公司涉及的部门众多，可能存在一天搞不完的情况，这个需要一个过渡期，一到两天都是可以理解的。

MH985176572 · 发表于 2021-4-29 17:11:13

名剑换酒发表于 2021-4-29 16:22
一看你们就是走形式的！文件批准到生效一般都留一段时间做培训或者其它的，这段时间你作为文件管理员可以先 ...

哎我刚来，感觉这里也蛮乱的，文件废止也没有个流程，就文控这里自己控制。那天领导口头通知了我一下作废这些文件，我就开始自己通知各部门回收，自己填表单盖作废章....这就算作废了

MH985176572 · 发表于 2021-4-29 17:13:19

1048530215 发表于 2021-4-29 14:23
生效日期和你的发行日期可以不同天，比如最新的医疗器械监督管理条例生效日期2021.6.1，你看他的发布日期是 ...

有新版肯定是这样，同一天作废替换。现在情况就是没有新版本了，这批文件完全用不着了，没有相关生产，所以我觉得作废之后回收那么几天应该也能理解吧？

琥珀主 · 发表于 2021-4-29 20:59:58

MH985176572 发表于 2021-4-29 13:07
现在我这边一批作废文件是因为一整套产品都停了，文件量比较大，分散在各个部门各个产线一天内也没法收集 ...

你定个日子嘛，比如一周的时间找文件，全找到以后统一收。作废文件也不急在这一刻吧。

琥珀主 · 发表于 2021-4-29 21:05:45

我顺带多问一句，你们文件发行和废止就是一个邮件的事情么？啥流程都不用走？这么搞的话会有问题哦

凌云显扬 · 发表于 2021-4-30 08:37:51

回收完所有文件之后，再统一作废。

MH985176572 · 发表于 2021-4-30 09:00:37

琥珀主发表于 2021-4-29 21:05
我顺带多问一句，你们文件发行和废止就是一个邮件的事情么？啥流程都不用走？这么搞的话会有问题哦

没错，甚至邮件都没有，就领导口头上跟我讲了一下相关文件报废....请教一下会有啥问题？回头我给领导建议建议

青鱼乱 · 发表于 2021-4-30 10:27:28

MH985176572 发表于 2021-4-30 09:00
没错，甚至邮件都没有，就领导口头上跟我讲了一下相关文件报废....请教一下会有啥问题？回头我给领导建议 ...

这个你要看看你们的文件管理SOP呀，上面怎么规定的文件报废流程以及要写啥记录

MH985176572 · 发表于 2021-4-30 11:25:03

青鱼乱发表于 2021-4-30 10:27
这个你要看看你们的文件管理SOP呀，上面怎么规定的文件报废流程以及要写啥记录

就是文件没有规定流程诶，只需要填一个报废清单

xiaofeng2090 · 发表于 2021-5-21 16:06:12

文件作废建议有一个文件作废的申请单，要求作废文件的部门人员填写，还要有相关部门负责人和质量批准，再由文控进行作废处理。
作废文件如果太散乱，找不齐，曾经有几次大批量的作废和替换，我都是等统一找齐了以后安排日期的，建议是文件作废同一天。

[质量保证QA] 文件发行日期的逻辑顺序

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