电子版记录的管理

快活王

各位蒲友，最近在修改文件的时候，与领导有了部分分歧，还望各位蒲友指正，具体内容如下：
最近在升级记录管理的SOP，本次升级，领导引入了一个电子记录的内容，即我们的某个签发的记录会被扫描成为电子版（一般适用于申请类记录，Log类记录不适用），由文件管理员保存（文件的原件也是这个部门和人员管理），当各部门有需求的时候，这个电子版的扫描表格会以邮件或者其他的方法发给使用人员，使用人员在这个电子表格上写明具体的内容，并打印签字确认，将表格上交相应的部门。
争议点:
1.扫描后的文件应该属于电子文件了，管理就需要等同于纸质记录管理，文件的保存区域，版本号，修改人员等都应该受控。（领导认为文件管理员保管，电脑专用就可以了，无需有具体的规范要求，电子表格发放或者打印时就已经对版本号进行了核对）；
2.对于申请类的表格是直接发放的，我们不会卡控制号管理，因为这类文件往往在申请后会由负责部门重新给定编号，例如偏差编号，变更编号，DCC编号等，是否需要卡控制号管理？（领导和我都认为是可以的，但是没有找到明确的依据）；
3.目前行业是否认可此类操作，因为我们并未上SAP或者其他的计算机化系统，所以该文件的传输更多的是使用outlook或其他方式传递，是否会引入准确性的质疑？
还有其他可能没想到的还请各位蒲友指导。
谢谢

三七二一

按照纸质管理啊，一个是复印(领用)，一个是扫描-打印（领用）。没啥区别啊。

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水云深浪

这个应该是目前疫情下发展出来的远程办公新方法吧，是一个挺好的思路。我们公司整体采用电子系统，尽量减少纸质文档，因此类似电子版文件较少，但从文件控制角度，我也抛砖引玉谈下我的看法。

首先我个人觉得贵司的记录其实还是基于纸本档文件扫描为基础，即使这个文件能被用于电子编辑，但空白文档必须是被批准的，且有版本控制；

其次是表格的填写或审批，从整个审批角度，我不觉得需要控制整个的填写、审批流程，仅需要文件控制员保留最终批准好的文件即可；

当然如果遇到一些情况，批到中间层级，最后一的批准人由文件控制员视不同影响部门再找不同人员批准，这种情况不太推荐，但如果要用，建议提前在流程内界定并批准。

如有问题，可以再讨论。

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龙卷风/ws

个人观点：1.对电子文件的定义要明确，扫描后的文件一般为图片或PDF格式，一般不能更改，是否纳入电子文件系统需要有具体的操作程序约束。2.扫描后文件不能更改也是区分于计算机化系统中的权限管理的，也就是说不管你是几级权限，打印出来的都一样。3.但是受控管理确实有难度，因为大家都知道，图片也可以被编辑加入其它内容，要是照着这个思路下去，那就有点舍本逐末的嫌疑了。
好了，总结一下，具体怎么管需要结合当初设计的意图和风险大小控制，其它的逐步完善就行了。

快活王

水云深浪 发表于 2020-6-20 11:49
这个应该是目前疫情下发展出来的远程办公新方法吧，是一个挺好的思路。我们公司整体采用电子系统，尽量减少 ...

我们这块来说，并不属于电子系统，只是相当于引用了电子的记录而已。
对于您的几个问题如下:
1.我们纸质的记录是签字扫描的，肯定是经过批准和版本控制的，而纸质记录和这个电子扫描记录的管理人员都是文件管理员，也就证明他负责两个文件均是现行版本；（有一个问题就是我们的文件管理员将电子扫描记录发给需要部门时，她们会不会将这个文件保存使用，这个就不好管理了）
2.关于填写和审批，我认为这种不是log类的记录，不卡控制号下发应该不会带来额外的风险，但是我并没有查到相应的法规或者指南支持，还希望能指导一下。
3.我们表格的处理流程已经规定好了。
谢谢，还望指导。

锐捷

你这其实还是纸质的，没什么电子流程。

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快活王

锐捷 发表于 2020-6-27 19:10
你这其实还是纸质的，没什么电子流程。

是的，只不过是使用了办公电脑的共享文件夹功能，请问这种情况下应如何管理?

锐捷

快活王 发表于 2020-06-28 08:21
是的，只不过是使用了办公电脑的共享文件夹功能，请问这种情况下应如何管理?

按照纸质流程管理。

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三七二一

三七二一 发表于 2020-07-08 12:11
按照纸质管理啊，一个是复印(领用)，一个是扫描-打印（领用）。没啥区别啊。

在文件管理制度上，写清楚那些文件可以不做领用，分发记录。不做领用，分发记录的原因写清楚。

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