【有奖话题】你的文件修订有书面批准程序吗？

大傻子

yujieli2008 发表于 2012-8-19 22:02
笔误常有的，还是灵活一点吧

真是笔误，可以考虑采用药典的堪误的办法。
堪误表经过审批后，直接可以在原文上盖堪误章，或者直接替换。。

qiujian6666

大的改动是必须走审核程序的，细微的不影响内容的说清楚就改了

胜利者

这是必须的

开门-关门

我们也有相关程序，先提出申请，说明修订的原因，修改前后的内容，经批准后修改，不过执行起来确实有困难，尤其是文件中偶尔发现的一些小的错误或小的调整（民企的文件质量一般，审过好几次有时候还能发现错误，或者生产过程中做的一些小的调整，与文件有差异，但走程序、验证都很麻烦），全走修订程序很费事，基本的都自己改了。但大的修订或定期文件回顾修订都走申请程序。

雄鸡

大的修改有，小的没有。

杨曙光

我们企业规定的是由文件的执行部门提出变更申请，主管部门领导和QA主任审核，最后由该文件的批准人。但后面的审核程序都没有严格执行，好多文件的审批人只是签了个名就算了

Jessezoo

      我们公司的做法是：
1.修订申请人要填写文件编制、修订申请单，写明原因和修改内容，提交给申请人所属部门经理和QA负责人审核；
2.只有这两人批准通过后，再由相关负责QA进行格式审核和勘误，给文件编号；
3.修订后的文件分发给各部门审阅，如存在问题则继续进行修改，审阅无误后正式下发。
      本人觉得这样做的好处是前期审核的流程比较简单，执行效率快，减免了满世界找部门领导审核签字一拖好几周的痛苦，缺点在于修订完成后再给各部门审阅，发现问题的及时性不够，也存在不看内容、草草签字了事的弊端。所以是偏重速度和效率还是看重严格把关，就看公司自身情况和决策方向了。

大傻子

Jessezoo 发表于 2012-8-20 15:00
我们公司的做法是：
1.修订申请人要填写文件编制、修订申请单，写明原因和修改内容，提交给申请人所 ...

赞一个。
文件生效前的培训如何做，能否共享一下？

Jessezoo

大傻子 发表于 2012-8-20 15:21
赞一个。
文件生效前的培训如何做，能否共享一下？

     呵呵，大家来交流一下，我们培训应该是很普遍的做法吧：
1.如果文件相关人员不多的话，就直接由QA培训负责人召集这些人统一由文件编订人进行培训；
2.如果文件相关部门、人员很多，不适合集中培训的话，QA培训负责人会组织各部门的培训责任人，对他们进行培训；
3.各部门的培训责任人随后会对其部门内部的相关人员进行文件的转培训；
4.所有培训工作会由QA及各部门的培训负责人共同商定一个文件生效日期，各部门培训负责人应确保在该日期前完成培训工作。
      这样做的话，如果文件生效需求很急的话，的确会存在文件已经生效了，但某些部门人员因为工作安排等原因还没有培训的现象。不知道贵公司是怎么做的呢？

大傻子

Jessezoo 发表于 2012-8-20 15:45
呵呵，大家来交流一下，我们培训应该是很普遍的做法吧：
1.如果文件相关人员不多的话，就直接由QA培 ...

这是个很系统的工作，实际执行过程会很麻烦。
说起来简单，做起来难啊。

跟你们差不多。。。

多谢分享。

正在考虑是否加一条，培训记录应在文件下发时一并收回，未培训完成的，不予以下发新文件并相应的处罚。

sakura416

文件修订的原因是因为要修改A
结果在修订的过程中同时修改了B\C\D
这的确是普遍的一种现象
石头公司的管理不错，规定死了只能修订A
至于修订B\C\D我觉的可以由文件管理员在年度/季度文件审核中提出修订

Jessezoo

大傻子 发表于 2012-8-20 15:53
这是个很系统的工作，实际执行过程会很麻烦。
说起来简单，做起来难啊。

      我个人觉得这样做有难度，特别是在转培训的时候，实际上文件已经下发给部门培训负责人了，只是尚未培训生效，这个时候部门负责人是没法给你培训记录的。
      更何况如果将这点写入了SOP，那么所有文件的培训都要严格按此进行，对于生产、质量相关的重要文件，这样做无可厚非，但是其他诸如行政类比较宽泛的文件，也要各部门按期完成培训，不完成就处罚，实在是有点小题大做了。我不了解你们公司的人员工作的繁忙度和执行力如何，但在我们公司，在某些情况下这样做未免有些强人所难。所以这也是我们没有把这些培训要求写入SOP，而是作为公司内部管理来灵活掌握的一个原因。
      当然，如果你觉得有必要对培训文件进行分级管理，某些情况严格要求收回培训记录，而某些情况下不作严格要求，这样会更严谨正规。一句话，其实方法很多，但是实际情况很复杂，特别是牵扯到各部门间的人员往来沟通，所以我觉得还是采用“刚柔并济”的方法比较稳妥吧。

zustjojo

先按文件变更走，批准了 再进行文件修订，在审核变更后的文件本身。我们是这样走的。如果是笔误，不影响理解和阅读的话，我们会在下次文件修订是一并做修改的。  
话说，理论和实际还是有一定距离的。所以 文件修订的规定也是在不断修订中的，以便于实际操作吧。

大傻子

Jessezoo 发表于 2012-8-20 16:15
我个人觉得这样做有难度，特别是在转培训的时候，实际上文件已经下发给部门培训负责人了，只是尚未 ...

没有写入SOP。。

只是想法。
文件的培训，不一定要书面的文件下发才可以，文件培训可能向各部门发放电子版，他们通过电子版培训。
等文件批准好了，在生效前，下发，同时收回培训记录。

ceq518

以前的文件是咨询公司做的，漏洞百出，修订起来也挺麻烦的。不过程序还是要走的，记录也都按照规定做。

hljhy

一般大的改变是按规定进行的，小的改动，比如文字有误等方面，没有按要求做。

石头968

qiujian6666 发表于 2012-8-20 08:02
大的改动是必须走审核程序的，细微的不影响内容的说清楚就改了

大与小往往不好判断，有时候争议非常大
所以一刀切，都必须先经过批准变更的程序

石头968

zqqzypl 发表于 2012-8-20 08:48
我们也有相关程序，先提出申请，说明修订的原因，修改前后的内容，经批准后修改，不过执行起来确实有困难， ...

大小无法判断啊
只能在启动文件变更后评估是大是小

石头968

雄鸡 发表于 2012-8-20 09:21
大的修改有，小的没有。

大小无法判断啊
只能在启动文件变更后评估是大是小

石头968

曙光在前头 发表于 2012-8-20 09:45
我们企业规定的是由文件的执行部门提出变更申请，主管部门领导和QA主任审核，最后由该文件的批准人。但后面 ...

文件修订好后，也是走审批流程，只是大家在变更审批中已经知道改了什么，所以文件审批签字即可了，简单些