文件版本版次及记录变更历史

Estella1

想请教一下各位老师文件方面的问题：
1.我们的文件是用A B C代表版本，0/1/2/3/4/5代表版次，即A0 A1/B0 B1这样来表示版本版次，我们这有文件规定重大变更由A版本变成B版本。感觉我们这版本升级这块写的比较模糊，也不清楚怎么判断该从A0变到A1，还是从A0变成B0，请教一下各位老师都是怎么规定文件版本的升级的。
2.记录表单如果要修改，需要体现变更记录的话该用什么方式体现呢，求一份记录表单的变更记录模板

可亲可爱

你这是CNAS文件管理办法吗？GMP体系这样搞得不多

hyj1234

你们搞的挺复杂。文件号+版本号，还不够吗？
至于记录表，不是作为文件的附件吗？改了记录，文件不就相应改了，文件变更历史写清楚，版本号升一级。不就行了。不用那么复杂呀

Dream1234567819

板凳说的对

九五二七

就体现版本   每次升版写清楚原因和升版内容就行了 搞那么负责干什么   
文件和记录升版不体现变更  就走文件修订升版   只有质量标准改变才走变更

xkdlzg

支持楼上观点

木木12345678912

第一次见版本+版次 这样管理的

Estella1

九五二七 发表于 2024-5-8 13:50
就体现版本   每次升版写清楚原因和升版内容就行了 搞那么负责干什么   
文件和记录升版不体现变更  就走 ...

说错了，不是变更记录记录是要体现历史修订记录，如果没有修订记录的话不是就不知道之前改了什么吗，我是想知道老师们这个记录的历史修订记录是怎么体现的，文件和记录是不是一起的

Estella1

hyj1234 发表于 2024-5-8 13:19
你们搞的挺复杂。文件号+版本号，还不够吗？
至于记录表，不是作为文件的附件吗？改了记录，文件不就相应 ...

是文件编号＋版本号啊 （版本就是A0/A1这种），如果文件跟记录放一起的话只修改记录的话文件也得跟着升了，感觉这样改好多次，我们这边是打算分开，改记录就改记录，改文件就改文件，就是不知道记录修改的话怎么体系修订历史

Estella1

可亲可爱 发表于 2024-5-8 13:15
你这是CNAS文件管理办法吗？GMP体系这样搞得不多

我都还不知道CNAS文件管理办法是啥咧，只是我们这的文件这么规定的，我不太明白所以问问各位老师

ANY12

Estella1 发表于 2024-5-8 14:50
是文件编号＋版本号啊 （版本就是A0/A1这种），如果文件跟记录放一起的话只修改记录的话文件也得跟着升了 ...

1.记录和文件分开的话，应该在文件的修订历史里边说明分开后记录的新编号，并在文件中体现相关记录的名称和编号，做好关联应该没啥大问题；
2.文件版本号建议就用一个序号表示升版，01，02，03……不论重大还是微小，这样就不会产生贵公司这样的问题了，需要修订文件编号相关的管理规程；对于文件编号的更改，如果纸质文件+文件量大的话，新生效的文件就用新文件编号，还没有修订计划的文件就用原文件号，之后慢慢替代成新文件编号规则即可（这一点也最好在文件相关的管理规程中进行说明）。
（个人建议，不当之处勿喷）

Estella1

木木12345678912 发表于 2024-5-8 14:39
第一次见版本+版次 这样管理的

就比如A1就是A版文件修改一次，大概这样子，有些写的就是1.0/1.1这种，感觉好像就表达不一样吧

幽默生活

1、文件编号由文件编码+版本号两个部分构成，没有使用过版本号+版次号这种模式，这样使用的话，楼主你也说了，是升级版本还是升级版次自己也搞不清楚。
2、记录修订问题，我们的文件和记录是区分开的，单独设计了记录审批页，其中有修订历史。

hyj1234

Estella1 发表于 2024-5-8 14:50
是文件编号＋版本号啊 （版本就是A0/A1这种），如果文件跟记录放一起的话只修改记录的话文件也得跟着升了 ...

还是感觉搞复杂了，文件修订本来就是一个不断完善的过程。
总不能把修订历史放记录后面吧，无解

幽默生活

幽默生活 发表于 2024-5-8 15:20
1、文件编号由文件编码+版本号两个部分构成，没有使用过版本号+版次号这种模式，这样使用的话，楼主你也说 ...

补充一下：记录由文件引申出，在文件中关联记录编号，不关联记录的版本号

Estella1

幽默生活 发表于 2024-5-8 15:20
1、文件编号由文件编码+版本号两个部分构成，没有使用过版本号+版次号这种模式，这样使用的话，楼主你也说 ...

唉～这里就是版本＋版次这种模式好像运行了好几年了，但是文件上规定版本升级（A升B）的条件是有重大变更，都不知道怎么算重大变更，但是运行了这么久也不能说改就改，那请问一下你们的版本号是怎么样的呢，记录那里的修订记录能不能发我参考一下呢，万分感谢

幽默生活

Estella1 发表于 2024-5-8 15:37
唉～这里就是版本＋版次这种模式好像运行了好几年了，但是文件上规定版本升级（A升B）的条件是有重大变更 ...

就是0、1、2、3、4的版本号，新起草的就是00，修订第一次就是01，记录审批页就和文件的审批页一样，起草审核审批人 日期 和修订历史

栗子7

大改小改都是改，都是升级，干嘛搞这么复杂

猫对鱼儿说

这个也太复杂了吧，直接用一个版本号不也是可以的嘛

mimuer

文件只有版本号，附录需要升级的话版本号和文件走两条线，升级文件可以不升级附录，减少记录废除的浪费。