关于审核时文件受控情况

微信en205p5w

请教各位大神：
每次审核的时候会单独弄一份受控版的文件么？因为我们公司体系文件太多，没有单独弄一份审核文件，上周供应商审核时，按照客户提前发的审计划我提前将有些文件复印了一份盖了受控章，但是当时他们又要临时看别的文件，由于当场看我拿了一份签过字的纸质版文件（原件没有盖受控章）给客户看，当时也解释了这是原件没有盖受控章，但是客户回去以后还是因为这点开了一个不符合项。但是之前给有些第三方审核的时候，审核老师说可以用电子档审核，请问各位大神都是怎么对待此类问题。
现在这报告都不知道咋写了。。。

wzzz2008

客户审计，提这样的问题，说明客户关系没维护好。

wzzz2008

你们可以跟客户讨论一下，问问他们的意见，看怎么改合适。
按你的描述，你们目前的文件管理，肯定是不够完善的。
1、签字原件也要盖章的，只是章不一样。分发件，是以原件复印，再盖章分发。所以分发件上应该有两个章，一个是复印的，一个是新盖上的。
2、客户审计，临时复印，肯定是不合适的。一般除非审计人员要带走，否则文件不会有额外的复印。QA部门会有一整套的分发件（所有的文件，都分发一份给QA），用于日常使用和审计使用。而不是临用再复印。原件只供存档，日常使用不拿出来。

才女筱沐

我简单粗暴点：关于你原件未盖受控章文件控制程序中是否明确

沉默是输

原件只签字不盖受控章本身就不合适的，不知道你拿出来的是当前现行版本还是已作废版本
一般情况下，原件盖受控章后才会复印下发，且下发前要分别再次盖受控章
至于报告咋写，只能说文件控制程序未注明文件下发流程，变更程序文件，全员培训

微信en205p5w

wzzz2008 发表于 2024-8-6 13:44
你们可以跟客户讨论一下，问问他们的意见，看怎么改合适。
按你的描述，你们目前的文件管理，肯定是不够完 ...

很详细，学习了，感谢

微信en205p5w

wzzz2008 发表于 2024-8-6 13:44
你们可以跟客户讨论一下，问问他们的意见，看怎么改合适。
按你的描述，你们目前的文件管理，肯定是不够完 ...

那复印件的章是黑白的没有影响么？我们文件表面上有生效日期，但有的部门在编制文件的时候就直接打印上去了，有的部门是空着，什么时候签完到文控那边再盖时间戳，那个客户又指出说不一致，当时也解释文件里规定了可以直接打印也可以盖时间戳

微信en205p5w

才女筱沐 发表于 2024-8-6 13:48
我简单粗暴点：关于你原件未盖受控章文件控制程序中是否明确

之前的版本有明确原件不盖章，但主要问题还是我们没有用于审核的文件，文件真的太多太多了

微信en205p5w

沉默是输 发表于 2024-8-6 14:19
原件只签字不盖受控章本身就不合适的，不知道你拿出来的是当前现行版本还是已作废版本
一般情况下，原件盖 ...

原件是盖原件章？下发盖受控章？那那个原件章复印出来是黑白的吧

浮生19873982657

沉默是输 发表于 2024-8-6 14:19
原件只签字不盖受控章本身就不合适的，不知道你拿出来的是当前现行版本还是已作废版本
一般情况下，原件盖 ...

原件不盖章不能确定是新版本还是旧版本，那么，原件都盖了章就能分清楚是新版本还是旧版本？新版本生效的时候旧版本就要盖失效章进行控制了
原件都是质量部单独保存，由文件QA保管，如果他/她在管理过程中没有做好替换，那只能说明工作不到位了

才女筱沐

微信en205p5w 发表于 2024-8-6 14:37
之前的版本有明确原件不盖章，但主要问题还是我们没有用于审核的文件，文件真的太多太多了

文档没有完整的一套留档版吗？

小斌12

我们是审核完成后，由文件QA打印最终版并盖原件章，然后再签批，签批完成后培训，培训完成后盖日期章生效。然后复印件盖复印章和下发章（附有下发编号）。

candy1234567

QA部门没有一套完整的文件吗 ？

躺平的打工人

微信en205p5w 发表于 2024-8-6 14:37
之前的版本有明确原件不盖章，但主要问题还是我们没有用于审核的文件，文件真的太多太多了

关于文件多的问题，我想知道，除了迎审，平时有下发到别的部门吗？如果有下发，多发一份专门迎审的，好像并不麻烦。公司不大的话，不可以从别的部门调用文件吗？文件多的话，是指人员的工作量会增加吗？还是没地方放，还是单纯的不想理

沉默是输

微信en205p5w 发表于 2024-8-6 14:38
原件是盖原件章？下发盖受控章？那那个原件章复印出来是黑白的吧

对  正常下发下来的文件上边一个黑色的受控章，一个红色的

zhangyu785

给你个建议，你可以原件背面盖原件章，原件章的颜色可以和受控章进行区分，比如受控章是红色，原件章可以弄成蓝色的。这样既不影响后面复印进行受控文件的分发，原件也受控了，并且避免被误用。

jidaifei

那这份文件有没有发放？发放版的有没有受控章？另外，为了审核单独准备一份受控版文件，除非是真实情况与文件规定无法匹配才会这么干，也就是说文件的可用性太差。否则你直接用发放的受控版文件不就好了。

沉默是输

浮生19873982657 发表于 2024-8-6 15:31
原件不盖章不能确定是新版本还是旧版本，那么，原件都盖了章就能分清楚是新版本还是旧版本？新版本生效的 ...

原件不盖受控章，我怎么知道你拿的这个就是原件？怎么证明拿出来的这个就是当前受控版本？难道要让审计人员拿着复印件和原件一一比对吗？
正常原件盖受控章→复印→复印件加盖受控章，一眼就可以看出来

闲着没事偶尔掉

wzzz2008 发表于 2024-8-6 13:38
客户审计，提这样的问题，说明客户关系没维护好。

hhhhhhhhhhhhhh

浮生19873982657

沉默是输 发表于 2024-8-7 11:58
原件不盖受控章，我怎么知道你拿的这个就是原件？怎么证明拿出来的这个就是当前受控版本？难道要让审计人 ...

没盖章的就是原件，旧版文件盖失效章