现行版文件原件需要入紫光电子档案管理系统归档吗

雨凝1

公司上线紫光电子档案管理系统，提出现行版文件原件也要归档，需要时再借阅。但总觉得不好实现，如果一个文件升了好几次版，不好找；而且又不能分现行版和废止，归档时都盖了档号件号的章，已固定。
求助大神：1.现行版文件原件必须归档吗？不能再质量部保存吗？有什么法律法规支持？
          2.如果要入紫光，怎么建立分类树比较还好操作？

lreo1

文件原件归档没错啊，但是要复印并加盖受控章分发至各部门，不就可以正常查阅了
前版本文件就按你们公司文件分类的类别进行归档啊，同一文件不同版本可以存一个档案内啊，看现行版文件不就知道有多少前版本文件？

GMPFAN

从数据完整性角度来看的，原件扫描后的电子文件应按照真实副本的要求来管理，真是副本放到档案系统中保管，纸质原件由质量部门保管。
这样的管理方式其实对文件管理流程没有太大的改善，反而增加了很多法规管理的风险。

雨凝1

GMPFAN 发表于 2019-3-13 11:19
从数据完整性角度来看的，原件扫描后的电子文件应按照真实副本的要求来管理，真是副本放到档案系统中保管， ...

我也觉得，主要是现在要把这些归档的话，工作量特别大，不好实现

雨凝1

lreo1 发表于 2019-3-13 11:04
文件原件归档没错啊，但是要复印并加盖受控章分发至各部门，不就可以正常查阅了
前版本文件就按你们公司文 ...

复印加受控章肯定是没错，主要是有法规要求纸质原件必须归档吗？放在质量部保存不可以吗？

lreo1

雨凝1 发表于 2019-3-14 07:55
复印加受控章肯定是没错，主要是有法规要求纸质原件必须归档吗？放在质量部保存不可以吗？

可以，只要有专人保管

雨凝1

lreo1 发表于 2019-3-14 10:39
可以，只要有专人保管

好的   谢谢