问：质量体系文件的正本、副本、原件之间有啥区别？

走走停停哦

请问：质量体系文件的正本、副本、原件之间有啥区别？特别是正本与原件之间、副本与复印件之间。原件复印后盖章，再复印，再盖章，哪个是哪个？已经形成的记录（已签字、已有数据），哪种情况是正本？哪种情况是副本？文件管理规程中出现有正本、副本、原件的字眼，又没有释义，百度又说不清楚，想确定一下它们具体怎么分的，好作出相应的文件管理，免得操作与词组对不上

逸清草堂

我们只有原件（正本）和复印件（副本）

wzzz2008

这些都是企业内的叫法，不是通用型的术语。所以，百度没有，很正常。除非百度是你们家开的，否则，不会他也不知道你们的用词，代表啥意思。
如果你们内部叫法不统一，那么定义好统一好就行。文件的QA审核，就是干这事的。

luknqqnuq1

自己规定清楚就行了

一般来说，就两个，文控保留的版本，各部门发放的版本

猫对鱼儿说

正本和副本是一对词，原件是一个跟正本、副本独立的词。
正本是一份正式文件，副本是正本的备份件，除了有明确正本要求的，其余正本和副本的效力的相同的
至于原件，就是单纯的指原来那个文件，没有被复印扫描等，正本也可以有原件，副本也可以有原件。

至于大家平时公司里说的应该是另一对词：原件和复印件。含义也就是字面意思。

hyj1234

你们搞的真复杂。写了那么多字，直接没兴趣回了

ggz105123

我们这里只有原件和复印件     但是核查的时候，专家就喜欢看原件

wsn

正本不是原件吗？

走走停停哦

wsn 发表于 2024-4-17 16:42
正本不是原件吗？

在一定的情况下不是的，有时一样的东西，有时不一样

走走停停哦

ggz105123 发表于 2024-4-17 13:02
我们这里只有原件和复印件     但是核查的时候，专家就喜欢看原件

有些公司，管理规程的原件是不拿出去给人看的，除非专家一定要。数据/记录的话，查原件无可厚非

走走停停哦

猫对鱼儿说 发表于 2024-4-17 12:29
正本和副本是一对词，原件是一个跟正本、副本独立的词。
正本是一份正式文件，副本是正本的备份件，除了有 ...

那请问原件、正本之间怎么区分？就差个印章？

走走停停哦

逸清草堂 发表于 2024-4-17 11:01
我们只有原件（正本）和复印件（副本）

百度了一下，原件不一定就是正本呀，就是没搞清楚怎么区分。上家公司新来的质量总监，之前是做注册为主的，一看文件就说“原件就是原件，正本就是正本”，至于具体怎么区分，没说。

猫对鱼儿说

走走停停哦 发表于 2024-4-18 09:10
百度了一下，原件不一定就是正本呀，就是没搞清楚怎么区分。上家公司新来的质量总监，之前是做注册为主的 ...

怼他

走走停停哦

这是百度得来的，比较好区分的解释：

正本：指的是文件有盖章!
原件：是未经任何处理的原始文件!其实正本跟原件有时一样!
副本：是指原件复印带公章的!

Sleepingforest

文件控制上来说，正本、副本都有受控鲜章，有鲜章即是原件，所以注册和检查等官方用途使用副本原件都是可以的。而复印件则是原件的复印，不具鲜章，即使现在打印机效果好到难以区别，用途有特别说明原件时也不应代替原件使用。比如副本原件寄出官方使用后，因程序问题需要再次寄送时，肯定不能把上手的正本原件寄走，正本原件复印后再盖副本鲜章，那就可以作为副本原件使用。
至于副本再复印分情况：1对外使用，没有再盖章的必要，本身已是盖章件，具有受控效力，复印或扫描给别人都没必要再盖章增加不必要的工作。有的QA可能会说外发文件也要受按，必须再盖章，多盖个章真就能控了？异地文件转移来回数次的文件不得盖满章？见人见智。
2内部使用，比如作为分发文件，那就是企业定制好规则，因为内部文件是需要放现场，有数量分发回收机制的（以确保执行人手上的文件是最新版而不是旧版，即使是已有培训），一般是文件生效时就统计好副本数量，如果需要增发，那就是正本复印再盖副本章。所以一般也不会出现副本再复印的情况。

走走停停哦

Sleepingforest 发表于 2024-4-18 09:51
文件控制上来说，正本、副本都有受控鲜章，有鲜章即是原件，所以注册和检查等官方用途使用副本原件都是可以 ...

谢谢，这个解释清晰很多